Intakeformulier voor je online coaching maken

Een goed intakeformulier vormt de basis van elk succesvol coachingtraject. Het filtert twijfelaars en geeft je direct de informatie die je nodig hebt om een sterk plan te maken. Met de juiste vragen bespaar je wekelijks uren aan losse berichten en onduidelijkheid.

Stel de juiste vragen

Een veelgemaakte fout bij een intakeformulier is het verzamelen van nutteloze data. Je hebt geen drie pagina's aan achtergrondinformatie nodig om te starten. Vraag alleen om gegevens waarmee je direct een plan bouwt of een risico inschat. Extra vragen maken het formulier onnodig zwaar.

Start met de basis: leeftijd, gewicht, lengte en eventuele blessures. Vraag daarna naar het dagelijks leven van je cliënt. Hoeveel uur slaapt iemand, wat voor werk doet de cliënt en hoe ziet de weekindeling eruit? Met deze vier gegevens weet je precies hoeveel belastbaarheid je kunt inplannen.

Ik raad aan om medische vragen altijd binair te houden. Vraag simpelweg: "Heb je een medische aandoening of blessure die training belemmert?" Laat de cliënt pas toelichten als het antwoord "ja" is. Zo houd je het formulier kort voor de meerderheid van je instroom.

Beperk het aantal vragen

Lange formulieren schrikken af en zorgen voor een lage respons. Als een potentiële cliënt 25 vragen ziet, haakt 30% al af voor het versturen. Dat kost je direct omzet en nieuwe cliënten. Houd de drempel om in te schrijven daarom zo laag mogelijk.

Houd het verwerken van formulieren zo eenvoudig mogelijk voor jezelf en de cliënt. Richt je formulier in op maximaal 8 tot 12 gerichte vragen. Een korter formulier dwingt de cliënt bovendien om tot de kern te komen.

De afweging hier is helder: vraag je te weinig, dan moet je later extra berichten sturen. Vraag je te veel, dan verlies je inschrijvingen. Mijn advies is om liever één korte verduidelijkingsvraag te stellen tijdens de eerste check-in, dan de intake te overladen.

Vraag naar concrete doelen

Veel cliënten vullen bij doelen vage kreten in zoals "fitter worden" of "strakker in mijn vel zitten". Daar kun je als coach geen concreet plan op bouwen. Stuur de antwoorden daarom direct de juiste richting uit. Duidelijke vragen leveren bruikbare antwoorden op.

Gebruik meerkeuzevragen om het hoofddoel scherp te krijgen. Laat de cliënt kiezen uit drie duidelijke opties: vetverlies, spiermassa opbouwen of prestatieverbetering. Vraag daarna pas om een cijfermatig doel, zoals "Hoeveel kilo wil je afvallen?".

Vraag ook naar de historie van de cliënt. Als iemand meldt dat hij al 4 keer vergeefs een dieet heeft geprobeerd, weet je dat de uitdaging in gedrag en consistentie zit. Dat verandert de opzet van je schema vanaf dag 1.

Structureer de verwerking

Wanneer een formulier binnenkomt, wil je niet handmatig gegevens overtypen in losse documenten. Dat kost tijd en verhoogt de kans op fouten. Je hebt een vast systeem nodig om de antwoorden om te zetten in een plan. Geautomatiseerde verwerking voorkomt dat er gegevens kwijtraken.

Reken uit hoeveel tijd je nu kwijt bent. Als je per cliënt 20 minuten bezig bent met het overtypen van gegevens en het opzoeken van antwoorden, kost dat bij 15 nieuwe cliënten per maand al 5 uur. Die tijd kun je beter besteden aan inhoudelijke coaching en sessies.

Koppel het intakeformulier daarom aan je centrale coachingomgeving. Met ProCoach koppel je reacties en gegevens direct aan de automatische check-ins en het profiel van je cliënt. Zo start je zonder losse lijsten en kun je gratis beginnen om je proces te stroomlijnen.

Geef duidelijke vervolgstappen

Geef aan het einde van het formulier exact aan wat de vervolgstap is. De cliënt wil weten waar hij aan toe is zodra hij op verzenden drukt. Onduidelijkheid zorgt voor onnodige e-mails en twijfel. Een heldere instructie voorkomt dat cliënten gaan vragen waar hun plan blijft.

Vermeld duidelijk binnen hoeveel uur je het plan oplevert of wanneer de eerste check-in plaatsvindt. Geef bijvoorbeeld aan: "Binnen 24 uur ontvang je de inloggegevens voor de app en staat je plan klaar." Dat schept vertrouwen en professionele helderheid.

Vraag de cliënt ten slotte om meteen zijn startfoto's te uploaden of zijn eerste meting door te geven. Hierdoor staat het startpunt vast en kan het traject direct beginnen.

Schoon vandaag nog je huidige intakeformulier op. Schrap elke vraag die je niet gebruikt voor het eerste plan en breng het totaal terug naar hooguit 10 vragen. Zo bespaar je tijd en help je nieuwe cliënten sneller op weg.